VWE Automotive Solutions B.V. – Privacyverklaring

1. Inleiding

1.1. VWE Groep B.V. en haar gelieerde ondernemingen (hierna: “VWE”) ondersteunen de vervoersbranche in Nederland met slimme informatietechnologie en oplossingen. VWE is gevestigd aan W.M. Dudokweg 37 (1703 DA) Heerhugowaard, geregistreerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer: 61002879.

1.2. VWE is voor uw privacy-gerelateerde vragen bereikbaar op bovenvermeld adres, alsook per e-mail op: privacy@vwe.nl.

1.3. Uw privacy is belangrijk. Deze algemene privacyverklaring is bedoeld om u te informeren over de verwerking van persoonsgegevens door VWE in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”). Afhankelijk van de omstandigheden kan VWE optreden als verwerkingsverantwoordelijke of als verwerker.

1.4. Voor meer uitgebreide informatie over de verwerking van persoonsgegevens door VWE verwijzen wij naar onze uitgebreide privacyverklaring die te raadplegen is bij downloads. Daarin leest u onder meer welke persoonsgegevens VWE verwerkt, voor welke doeleinden, op welke

2. Categorieën persoonsgegevens

2.1 Afhankelijk van de afgenomen diensten kan VWE volgende categorieën persoonsgegevens verwerken. Gegevens met een sterretje zijn verplicht om uw klant aan te kunnen melden, de rest is facultatief.

• Aanhef
• Voor- en achternaam*
• Bedrijfsnaam*
• Postcode*
• Telefoonnummer*
• E-mailadres*
• Bankgegevens
• RDW gegevens*
• KvK nummer(s)*
• Lidmaatschapsnummer garageformule
• Klantnummer garagesoftwarepakket
• Lidmaatschapsnummer brancheorganisatie
• Verkeersgegevens en gebruikersdata ten aanzien van het gebruik van de VWE-website en platformen
• Bestel- en transactiegegevens (zoals bestelde producten, betaalstatus en factuurinformatie)
• Bezorg- en leveringsgegevens (zoals bezorgwijze en afleverinformatie)
• Communicatiegegevens (zoals opmerkingen bij bestellingen en klantcontact)
• Identificatie- en verificatiegegevens (zoals bedrijfsnaam, KvK-nummer en btw-nummer)
• Contactgegevens (zoals naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer)
• Technische gegevens (zoals IP-adres en browserinformatie)
• Voertuigidentificatiegegevens (zoals kenteken en VIN-nummer)
• Documentatie (zoals kentekenbewijs, voor zover noodzakelijk voor de uitvoering van de dienst)

3. Doeleinden voor de verwerking van persoonsgegevens

3.1 Wij verwerken contactgegevens om met u contact te houden, bijvoorbeeld naar aanleiding van vragen en om onze afspraken met u te kunnen uitvoeren en handhaven.

3.2 VWE verwerkt persoonsgegevens uitsluitend wanneer daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat, zoals de uitvoering van een overeenkomst, het voldoen aan een wettelijke verplichting, een gerechtvaardigd belang van VWE of een derde, of —waar vereist — toestemming van de betrokkene.

3.3 VWE treedt op als verwerker voor verwerkingsverantwoordelijken in de voertuigbranche. VWE is een informatieprovider erkend door de RDW. Informatieproviders zijn organisaties die de communicatie verzorgen tussen de RDW en individuele bedrijven (erkenninghouders) in de vervoersbranche en de aangewezen organisaties die gegevens ontvangen en verwerken tot informatieproducten. Voor meer informatie over deze verwerking van persoonsgegevens, raadpleeg de privacyverklaring van de verwerkingsverantwoordelijke of neem contact met hen op. U kunt ook de privacyverklaring van het RDW raadplegen of contact opnemen als u vragen hierover heeft.

3.4 Als u zich hiervoor heeft ingeschreven, gebruiken wij uw e-mailadres ook om u actuele berichten te sturen zoals nieuws, ontwikkelingen en nieuwe functionaliteiten. Voor het sturen van de nieuwsbrief is de grondslag uw toestemming. Deze toestemming vragen wij voordat wij uw e-mailadres hiervoor gebruiken.

3.5 Treedt VWE op als verwerker, dan bepaalt de verwerkingsverantwoordelijke de doeleinden, grondslagen en bewaartermijnen van de verwerking. Dit is doorgaans de klant van VWE. Voor vragen over die verwerking kan VWE u doorverwijzen naar de betreffende verwerkingsverantwoordelijke.

3.6 U heeft recht om bezwaar te maken in uw specifieke situatie, indien een gerechtvaardigd belang de grondslag is voor de verwerking van uw persoonsgegevens.

4. Onze websites, apps, platformen en cookies

4.1 Op onze websites maken wij gebruik van technieken die informatie uit uw randapparatuur kan lezen, of op uw randapparatuur kunnen opslaan (hierna: “cookies”). Zo kunnen wij met behulp van cookies statistieken bijhouden over hoeveel bezoekers onze website krijgt, en welke pagina’s het meest worden bekeken.

4.2 We gebruiken voor het bijhouden van statistieken een cookie van Google, als deel van de “Analytics” dienst. Hieronder valt bijvoorbeeld statistische informatie over de aantallen bezoekers, de meest bezochte pagina’s en de duur van het bezoek. De informatie wordt door Google opgeslagen op servers in de EU/EER Verenigde Staten. Google is gecertificeerd onder het EU-US Data Privacy Framework. Wij kiezen zo veel mogelijk voor de meest privacy vriendelijke instellingen in Google Analytics.

4.3 Verder kunnen wij dit gebruiksgedrag doorgeven aan advertentienetwerken. Dit gebruiksgedrag wordt door de advertentienetwerken gecombineerd met vergelijkbare informatie die zij van uw bezoek aan andere websites krijgen waarop zij adverteren. Op basis hiervan wordt een interesseprofiel over u gemaakt, om u relevante advertenties te kunnen tonen op andere websites, die zijn afgestemd op dit interesseprofiel.

4.4 U kunt via uw browser geplaatste cookies verwijderen en het accepteren van (bepaalde) nieuwe cookies uitzetten.

4.5 Raadpleeg voor meer informatie over onze websites, apps en platformen en cookies onze uitgebreide privacy statement.

5. Betaaltermijnen

5.1 VWE bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor deze zijn verwerkt. Voor bepaalde gegevens gelden wettelijke bewaartermijnen, zoals fiscale bewaarplichten. Transactie- en factuurgegevens worden in beginsel 7 jaar bewaard. Account- en klantgegevens worden bewaard gedurende de looptijd van de overeenkomst en een beperkte periode daarna, tenzij langere bewaring noodzakelijk is op grond van wetgeving, geschillenafhandeling of juridische verplichtingen.

5.2 De RDW bepaalt de bewaartermijn van persoonsgegevens die zij onder zich heeft en waar VWE beperkte toegang toe krijgt, met inachtneming van de toepasselijke wet- en regelgeving. U kunt de privacyverklaring van het RDW raadplegen of contact opnemen als u vragen hierover heeft.

6. Categorieën ontvangers

6.1 VWE kan gebruikmaken van externe dienstverleners, waaronder hostingpartijen, betaaldienstverleners, e-mailmarketingplatformen, logistieke partners, cookie- en analysetools en dienstverleners voor specifieke producten of voertuiggebonden diensten. Deze partijen ontvangen en verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor zover dit noodzakelijk is voor hun dienstverlening. Afhankelijk van de aard van de dienstverlening treden deze partijen op als verwerker of als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke.

6.2 Treedt VWE op als verwerker, dan kan de klant van VWE uw gegevens van ons ontvangen. Hieronder kunnen zich persoonsgegevens uit de bron van de RDW bevinden. VWE geeft uit de bron van de RDW uitsluitend kentekens en voertuiginformatie door. De grondslag is doorgaans dat die informatie noodzakelijk is voor de dienstverlening van onze klanten in de vervoersbranche, zoals garagehouders. VWE deelt nadrukkelijk niet uw NAW-gegevens of andere gevoelige gegevens uit de bron van de RDW, VWE heeft ook geen toegang tot die categorieën gegevens bij de RDW.

6.3 Indien persoonsgegevens worden doorgegeven aan partijen buiten de Europese Economische Ruimte, treft VWE passende waarborgen, zoals het gebruik van door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen.

7. Uw rechten

7.1 Is VWE de verwerkingsverantwoordelijke dan heeft u het recht VWE te verzoeken om inzage in en correctie, aanvulling, verwijdering en afscherming van uw persoonsgegevens, of om bezwaar te maken tegen de verwerking. Daarnaast heeft u onder omstandigheden recht op dataportabiliteit. Richt uw verzoek, voorzien van zo veel mogelijk gedetailleerde informatie, aan: privacy@vwe.nl.

7.2 U heeft het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

7.3 U bent niet wettelijk verplicht uw persoonsgegevens te verstrekken. Het niet verstrekken van persoonsgegevens kan ertoe leiden dat bepaalde diensten niet (optimaal) meer aan u kunnen worden geleverd.

7.4 U heeft het recht uw eventuele toestemming voor het verwerken van persoonsgegevens te allen tijde in te trekken. Dit doet niet af aan de rechtmatigheid van de op toestemming gebaseerde verwerkingen die plaatsvonden vóór deze intrekking. Intrekking van uw toestemming kan ertoe leiden dat bepaalde diensten niet meer aan u kunnen worden geleverd.

7.5 Treedt VWE op als verwerker en neemt u contact op met VWE in plaats van met de verwerkingsverantwoordelijke, dan kunnen wij ervoor kiezen u door te verwijzen naar onze klant.

7.6 VWE behandelt verzoeken van betrokkenen in beginsel binnen één maand na ontvangst. Indien nodig kan deze termijn conform de AVG met twee maanden worden verlengd. VWE kan aanvullende informatie vragen om uw identiteit te verifiëren indien dat noodzakelijk is om misbruik te voorkomen.

8. Beveiliging

8.1 VWE treft passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, onbevoegde toegang en onrechtmatige verwerking. Meer informatie hieromtrent treft u aan in de uitgebreide privacyverklaring.

9. Wijzigingen

9.1 Deze privacyverklaring kan worden gewijzigd. Wij publiceren de meest actuele versie op onze website. Bij wezenlijke wijzigingen informeert VWE betrokkenen actief waar dat passend of verplicht is.